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第6章 成为在工作上输出的成功者（第4页）

前面说过可以运用思维导图来开会，可以省下一个记录者的人力外，我们也可以透过共享思维导图来缩短开会前的准备工作，与缩短开会时间，甚至直接取代面对面的会议喔。

1一对一讨论时

可用手绘或是计算机绘制的思维导图，直接传送给对方看，然后双方约定一个通话时间，两人一边看着思维导图一边进行讨论，由一方主要进行思维导图的修正，讨论完毕后，再把档案传送给对方留底。

如果是进行视频会议那就更方便了，直接在对方面前修改思维导图，请对方确认思维导图的内容无误。

2一对多或多对多讨论-1

有时候大家聚在一起开会，虽是可以借力使力，透过别人的想法引发我们新的想法。但有时是大家集体陷入某个点，钻不出来，想破头也似乎不知道该怎么下决定。

如果公司内大家都有安装思维导图软件如mindmanager，可以事先约定好每个人的代表颜色。假设是由A发起某个主题，先由A把想要表达的内容都画出来，并且上传到云端共享空间上，然后限定某个期间，请大家分别上网去增加这张思维导图。假设A是红色，B用黑色把自己的想法增加上去，当大家都写完后，就可以约定好一个时间，分别在自己的计算机前面看着这张思维导图，大家一起进行讨论，最后由某位同仁把大家的意见汇整并增修这张思维导图，完成后一样放云端公共空间上给大家共同读取。

3一对多或多对多讨论-2

如果公司内不是每台计算机都安装思维导图软件如mindmanager的话，可以跟一对一讨论的方式一样，透过视频方式，大家一起在计算机前面看着思维导图讨论，由一位同仁进行思维导图的制作，把大家的意见直接在计算机上进行汇整工作，大家讨论完毕，思维导图也汇整完毕，把这张思维导图转成图片文件后E-mail给大家即可。

七、存好思维导图，随时取用好方便

效率＝效果÷时间，想要提升效率有两个方法：

1．提升效果，花费时间不变；

2．效果不变，减少时间。

请问你要选择哪一种呢？

在大学一年级上学期时，班上有个上课跟念书都超级认真的A同学，每次都坐在教室的第一排正中央的位置区。那个年代家庭计算机一台至少6万台币以上，班上100个同学中家里有计算机的不到5个，手机一支要十几万台币以上，所以不爱念书的同学一定会坐在最后一排偷偷聊天，教室后面是比较吵闹的。

把大学当高中在念的A同学，不管什么课程一定不迟到、不早退，两小时的课程，笔记本写得密密麻麻的，大概有四五页之多。

下周就是期中考了，不认真上课的同学，总有自己的生存之道，他们就派代表去拜托同学，打算直接影印A同学的笔记本。一次就印个七八份，有的人拿到复印件笔记本后整个愣住了，因为笔记本的页数也太多了吧？怎么可能在一周内把每一科都念完？

直到现在，只要有机会到校园演讲，我一定会问在场学生：“期中考成绩公布了，你们猜猜是认真的A同学分数高？还是不认真的B同学分数高？”

有一半的同学几乎都会回答是“B同学！”。

我说：“你们也真是没有良心！还是A同学分数高！……只是A同学的总平均只比B同学多了0。5分，可见做笔记有方法跟没方法的人，做任何事情的效率就差很多。”

曾有一次企业内训后，一个中阶主管跑来问我：“你真的会把每一本书的内容都画成思维导图吗？”我说：

当然，早期我也想要偷懒，但是我自己的经验与近二十年来观察受训学员的经验，我发觉看完书后，虽然要花一两小时的时间去画思维导图，即使你再也不会把这张图拿出来看，但是一个月后，你仍然会记得当初书中的内容九成以上。如果偷懒不画，一个月后脑中的记忆几乎都忘光光了。

看完书，画完思维导图后，假设我确定不会再回头翻阅这本书，我会跟几个朋友一起把书捐出去，邮寄给屏东或台东的偏乡图书馆。我会把画好的思维导图收纳起来，以后只要看这张思维导图笔记就好。

假设我确定日后还需要再翻阅这本书的内容，会把思维导图夹在书中，当有需要时就先翻阅一下思维导图，如果还要细察的部分，才翻阅书中内容。

画思维导图看似花费不少时间，但有了思维导图，不仅增加对书中的印象，还可节省日后查询数据的时间。

回到一开始的问题，提升效率有两个方法：1．提升效果，花费时间不变；2．效果不变，减少时间。请问你要选择哪一种呢？

多数人是回答：“效果不变，减少时间！”如果输出的效果本来就不好呢？即使是时间减少了，但输出的效果还是不好啊！

我的回答会是：“提升效果，花费时间不变！”因为每次的效果都比较好，脑力是会逐渐累积的，绝对不是直线成长，而是以拋物线方式成长，一两年后的工作脑力就会远远地超越以前的自己。

只有在你输出的效果已经很好时，你才可以追求“效果不变，减少时间！”

八、思维导图大幅缩短会议时间

我建议所有公司都应该用思维导图来进行讨论型的会议。会议主持人先在白板上写出今日主题，参加者看着这样的主题，就能无形中提醒自己发言不可以离题，要聚焦在今日主题上。

会议主持人直接负责把发言者的意见，以关键词的方式画成思维导图，同时发言者也可以当场发现主持人是否误解了自己的意思。发言者也可以主动建议主持人写下什么样的关键词，跟关键词应该放在什么位置上。如此一来，所有与会者都能清楚明白自己发言的重点与思考脉络，可以快速取得跟发言者相同的认知。

当所有人一一发言完成，今天的会议记录也在白板上完成了，这时只要用拍照方式，把档案直接用电子邮件寄给所有与会者。你应该发现了，以上运用思维导图开会的好处有：

1．可以减少一个会议记录的人力。

2．在场发言者也都能当场确认自己的意见是否完整被接收与被呈现，可以避免鸡同鸭讲的情况产生。

3．当场将发言内容写在白板上，等于是确定了大家脑中所认知的讯息都一样，能帮助大家快速取得共识。